Gode arrangementer krever gode rammer - få våre tips!
1. En god velkomst er avgjørende
De fleste av oss kan kjenne seg igjen i følelsen av usikkerhet når man kommer inn i et stort lokale, uten å kjenne noen. Det kan oppleves som ubehagelig og er en av grunnene til at mange foretrekker å dra sammen med andre. Benytt denne muligheten til å gi gjestene en god start. Sett opp en innsjekksstasjon i front av lokalet og sørg for å ha spesielt imøtekommende personell som smiler, ønsker velkommen og gir god informasjon til hvor gjestene skal bevege seg videre. Da føler de seg straks mer trygge i situasjonen og klare for å få mest mulig utbytte av arrangementet. NB! Husk navnlapper (med fornavn, etternavn og bedriftsnavn), gjerne med program trykket på baksiden for ekstra god brukeropplevelse.
2. La hovedpersonene skinne
Foredragsholderne er stjernene i arrangementet ditt. Enten det er et internt kick off, konferanse eller et fagseminar. Sørg for at de blir godt ivaretatt slik at de kan prestere på sitt beste. Noen er drevne og har sine egne ritualer rundt forberedelsene. Andre er skikkelig nervøse og trenger en gjennomgang av alt. Sørg for å ha en trygg person som ivaretar stjernene før, under og etter presentasjonen. Test alt det tekniske i god tid før dørene åpnes slik at dere har tid til å fikse eventuelle problemer. Sørg for å gi hver foredragsholder en skikkelig god introduksjon som gir selvtilliten en boost og publikum i salen en oppvekker. Stjernenes utstråling og fremføring er avgjørende for om arrangementet ditt lykkes.
3. Ikke undervurder bevertning
Foredrag og mye informasjon på en gang kan fort føre til "system overload". Husk å sørge for god bevertning i pausene med bra hjerneføde, så du holder publikum våkne. Frukt og grønt er topp ved siden av småkaker og annet snacks. De fleste syns det er også langt mindre kleint å starte en tilfeldig samtale ved en buffet, enn å måtte gå bort til en fremmed uten en klar intensjon. Da blir mange heller stående alene og kikke ned i telefonen og late som at det skjer noe viktig.
4. Informer tydelig underveis
Send ut tydelig informasjon før, under og etter arrangementet. Det er forbausende hvor fort vi glemmer, og en påminnelse på SMS om tid og sted dagen i forveien kan gjøre underverker for oppmøtet og totalopplevelsen av arrangementet. Et vellykket kurs eller konferanse er sjelden forbundet med sprekk i tidskjemaet. Sørg for å legge inn nok tid til forflytting av mennesker. Det tar ofte lenger tid enn man tror. Ikke vær redd for å legge inn gode pauser. Et kurs eller en konferanse er like mye en viktig nettverksarena som det er faglig påfyll. Sørg for at publikum har god tid til å snakke sammen.
5. Overrask gjestene og gi dem noe å snakke om
Noen ganger kan det være vanskelig å starte en samtale med noen du ikke kjenner. Hjelp publikum på veien ved å gi de noe å snakke om. Det kan være et vakkert underholdningsbidrag, en utstilling i pauseområdet, et artig innslag i buffeten som ikke er forventet eller en klin kokos konferansier.
Skal du arrangere kurs og konferanser i 2023? Da kan det være vi har et og annet som kan hjelpe deg på veien. Vi har alt fra talerstoler, ståbord, montere til utstillinger, informasjonstavler, skilt etc.